バックオフィスではどのようにAIを活用するか
生成AIの勢いや可能性は感じるものの、これまでに利用したことがない方もいるのではないでしょうか？
今回は主にバックオフィス（管理部）に在籍する人事、経理、財務、総務、法務担当などの事務職の方に向けて、生成AIの活用方法を実際に試しながら紹介したいと思います。
尚、本記事を作成している私はこれまでに規定を作成した経験があるため、一般的な人事担当者目線でも、現状の生成AIの実力を検証していきます！生成AIの活用事例の１つとして参考にして下さい。
バックオフィスで利用できる生成AIの種類とは？
ビジネスマンが一般的に利用できそうな生成AIを使って今回は検証していきたいと思います。皆さんが良く耳にする生成AIは概ね、以下の3つではないでしょうか？（余談ですが、以下リストは生成AIで作成しました）
- ChatGPT（チャット ジーピーティー）
自然言語処理を使用して、人間と会話するように情報提供やアイデア出し、サポート業務を自動化。ビジネス文書作成やカスタマーサポートに特化しています 。 - Gemini（ジェミニ）
Googleが開発したAIで、強力なマルチタスク機能を備え、コンテンツ生成やユーザーサポートに活用されます。特にデータ分析や高度な言語理解に優れています。 - Microsoft Copilot（コパイロット）
Office 365のWordやExcel、PowerPointなどで利用できるAIアシスタントです。書類作成やデータ分析、プレゼンテーション資料作成など、ユーザーの作業を支援します。Copilotは、ビジネス環境において作業効率を大幅に向上させるためのツールとして設計されています。
今回は規定＝Word文章というイメージである事、また事務よりの仕事の人はWindowsPCを利用している人が多く、そのWindowsPCにはcopilotが内蔵されているので、イメージしやすいのでは？という事で「 Copilot 」を利用して検証していきます。
Copilotの利用方法
それでは早速作業を開始していきます。まずは利用しているWindowsPCの右下にあるCopilotボタンを押します。
ボタン押すと以下のようなポップアップ画像が表示されます。この画面上でCopilotを利用する事も可能です。
ただし今回はじっくり利用したいので上部にある「Microsoft Edgeで開く」を押して利用していきます。
以下画像のように Microsoft Edge が立ち上がり、大きな画面で作業していく事ができます。ノートブックのタブを選択する事でAIに対する指示文である「プロンプト」が入力しやりやすくなりますのでオススメです。
既存資料を元にして、新しくドキュメントを生成する
今回はサンプルとして「旅費規程」を新設するストーリーで進めたいと思います。単純に「旅費規程を作って」と打ち込むだけでも生成AIは動きますが、 ”今ある「就業規則」を前提にして” 生成させてみましょう。こういった事ができるのも便利ですよね！
まずはCopilotに以下を入力しました。
「これから添付するものは当社の就業規則です。これを参考にして当社の旅費規程を新たに作成してください」
すると、
Copilot「ファイルを添付してください。内容を確認し、旅費規程を作成します。」
と返答がありました。先ほどの指示文を入力したフィールドに就業規則をドラッグ＆ドロップします。
添付が完了するとファイルが表示されます。改めて紫色の送信ボタンを押します。
約20秒ほど就業規則を読み込み、その後「旅費規程」が出力されていきました。作業を開始してからここまで約2分です、、、。就業規則を読み込んでいるため、社名なども初めから記載されているようですね。
生成された文章①（初稿）
株式会社バイタリフィ 旅費規程
第1章 総則
第1条 (目的) この規程は、株式会社バイタリフィ（以下「会社」という。）の社員が業務上の出張を行う際の旅費に関する事項を定めるものである。
第2条 (適用範囲) この規程は、会社の全ての社員に適用する。ただし、特別の定めがある場合はその定めによる。
第2章 旅費の種類
第3条 (旅費の分類) 旅費は以下の通り分類する。
- 交通費
- 宿泊費
- 日当
- その他必要経費
第3章 交通費
第4条 (交通費の範囲) 交通費は、出張に必要な最も経済的かつ合理的な経路および手段による実費を支給する。
第5条 (交通手段)
公共交通機関（電車、バス、飛行機等）を利用すること。
タクシーの利用は、公共交通機関が利用できない場合や、緊急時に限る。
第4章 宿泊費
第6条 (宿泊費の支給) 宿泊費は、出張先の地域に応じて定められた金額を支給する。
第7条 (宿泊施設) 宿泊施設は、ビジネスホテルまたは同等の施設を利用すること。
第5章 日当
第8条 (日当の支給) 日当は、出張に伴う食事代およびその他の雑費として支給する。
第9条 (日当の金額) 日当の金額は、出張先の地域に応じて定められた金額を支給する。
第6章 その他必要経費
第10条 (その他必要経費の範囲) その他必要経費は、出張に伴う通信費、資料購入費等、業務遂行に必要な経費を含む。
第11条 (経費の精算) 出張終了後、速やかに経費精算書を提出し、実費を精算すること。
第7章 付則
第12条 (規程の改定) この規程は、必要に応じて改定することができる。
第13条 (施行日) この規程は、令和6年9月6日から施行する。
この旅費規程は、添付いただいた就業規則を参考に作成しました。必要に応じて、さらに詳細な項目や金額の設定を追加してください。
AIと “対話”しながら調整する
生成された規定を読んでみると、会社にもよりますが、ここから少し加工すれば実際に運用で使えるレベルになりそうです。現状は完成まで70%という感じで、大枠が作られたような印象です。もう少し具体性が欲しいので以下のプロンプトで再出力してみます。 遠慮する事なく生成AIには何度も同じような作業させる事ができるのも魅力の一つです。
「具体的な金額も一般的な内容で設定してください」を追記して実行です！
生成された文章②
株式会社バイタリフィ 旅費規程
第1章 総則
第1条 (目的) この規程は、株式会社バイタリフィ（以下「会社」という。）の社員が業務上の出張を行う際の旅費に関する事項を定めるものである。
第2条 (適用範囲) この規程は、会社の全ての社員に適用する。ただし、特別の定めがある場合はその定めによる。
第2章 旅費の種類
第3条 (旅費の分類) 旅費は以下の通り分類する。
- 交通費
- 宿泊費
- 日当
- その他必要経費
第3章 交通費
第4条 (交通費の範囲) 交通費は、出張に必要な最も経済的かつ合理的な経路および手段による実費を支給する。
第5条 (交通手段)
- 公共交通機関（電車、バス、飛行機等）を利用すること。
- タクシーの利用は、公共交通機関が利用できない場合や、緊急時に限る。
第6条 (交通費の具体的金額)
- 電車・バス：実費
- 飛行機：エコノミークラスの実費
- タクシー：1回の利用につき上限5,000円
第4章 宿泊費
第7条 (宿泊費の支給) 宿泊費は、出張先の地域に応じて定められた金額を支給する。
第8条 (宿泊施設) 宿泊施設は、ビジネスホテルまたは同等の施設を利用すること。
第9条 (宿泊費の具体的金額)
- 国内主要都市（東京、大阪、名古屋等）：1泊10,000円
- その他の地域：1泊8,000円
第5章 日当
第10条 (日当の支給) 日当は、出張に伴う食事代およびその他の雑費として支給する。
第11条 (日当の具体的金額)
- 国内出張：1日3,000円
- 海外出張：1日5,000円
第6章 その他必要経費
第12条 (その他必要経費の範囲) その他必要経費は、出張に伴う通信費、資料購入費等、業務遂行に必要な経費を含む。
第13条 (経費の精算) 出張終了後、速やかに経費精算書を提出し、実費を精算すること。
第7章 付則
第14条 (規程の改定) この規程は、必要に応じて改定することができる。
第15条 (施行日) この規程は、令和6年9月6日から施行する。
この旅費規程は、添付いただいた就業規則を参考に作成しました。必要に応じて、さらに詳細な項目や金額の設定を追加してください。
具体的な金額が追加になり、印象◎
宿泊費、タクシーの利用金額上限、日当の金額などが加えられ、それに伴い国内と海外出張の違いも加わったようです。規定作成経験者の印象としては、基本的に必要な要素がそろった気がします。ここまで所要時間は約5分です。
たった5分で新しい規定を就業規則に合わせながらほぼ作成する事ができました！
このような形で自社に合わせたい内容を追記して指示していくと意図したものに仕上げやすいようです。どんどん加えていきますよ！
「金額は役職別に設定します」「交通費は全社員、宿泊と日当は正社員のみにします」
生成された文章③（最終版）
株式会社バイタリフィ 旅費規程
第1章 総則
第1条 (目的) この規程は、株式会社バイタリフィ（以下「会社」という。）の社員が業務上の出張を行う際の旅費に関する事項を定めるものである。
第2条 (適用範囲) この規程は、会社の全ての社員に適用する。ただし、宿泊費および日当は正社員に限る。
第2章 旅費の種類
第3条 (旅費の分類) 旅費は以下の通り分類する。
- 交通費
- 宿泊費
- 日当
- その他必要経費
第3章 交通費
第4条 (交通費の範囲) 交通費は、出張に必要な最も経済的かつ合理的な経路および手段による実費を支給する。
第5条 (交通手段)
- 公共交通機関（電車、バス、飛行機等）を利用すること。
- タクシーの利用は、公共交通機関が利用できない場合や、緊急時に限る。
第6条 (交通費の具体的金額)
- 電車・バス：実費
- 飛行機：エコノミークラスの実費
- タクシー：1回の利用につき上限5,000円
第7条 (自家用車の利用)
- 自家用車を利用する場合、距離に応じたガソリン代および高速道路料金を支給する。
- ガソリン代は1kmあたり20円とする。
第4章 宿泊費
第8条 (宿泊費の支給) 宿泊費は、出張先の地域および役職に応じて定められた金額を支給する。
第9条 (宿泊施設) 宿泊施設は、ビジネスホテルまたは同等の施設を利用すること。
第10条 (宿泊費の具体的金額)
| 役職 | 国内主要都市（東京、大阪、名古屋等） | その他の地域 |
| 一般社員 | 1泊10,000円 | 1泊8,000円 |
| 管理職 | 1泊15,000円 | 1泊12,000円 |
| 役員 | 1泊20,000円 | 1泊15,000円 |
第5章 日当
第11条 (日当の支給) 日当は、出張に伴う食事代およびその他の雑費として支給する。
第12条 (日当の具体的金額)
| 役職 | 国内出張 | 海外出張 |
| 一般社員 | 1日3,000円 | 1日5,000円 |
| 管理職 | 1日4,000円 | 1日6,000円 |
| 役員 | 1日5,000円 | 1日7,000円 |
第6章 その他必要経費
第13条 (その他必要経費の範囲) その他必要経費は、出張に伴う通信費、資料購入費等、業務遂行に必要な経費を含む。
第14条 (経費の精算) 出張終了後、速やかに経費精算書を提出し、実費を精算すること。
第7章 出張報告
第15条 (出張報告書の提出) 出張終了後、出張報告書を提出し、出張の目的、成果、経費の詳細を報告すること。
第8章 付則
第16条 (規程の改定) この規程は、必要に応じて改定することができる。
第17条 (施行日) この規程は、令和6年9月6日から施行する。
生成AIで作成した文章をWordに変換する
それではこの内容を元に規定としてWord文章にしてみます。Copilotの場合には、各種オフィスソフトとの連携が容易な点も皆さんにオススメできる点です！出力されたフィールドの下にあるエクスポートボタンを押下し、Wordを選択するだけです。
【補足】今回はMicrosoft Edge上での作業でしたが、オフィスソフト上でCopilotを利用する事もできます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？このようにして “単純にこれってできるかな？” という感じで生成AIに指示をしていく、プロンプトを重ねていく事で意図するドキュメントを手早く生成する事ができそうです。
プロンプトエンジニアと呼ばれるAIに指示するプロが存在するようになってきた今日ですが、今回のようにやってみる事で、時代の流れに乗る事ができたのではないでしょうか（少なくても全く触った事がないよりは）。
逆にこの流れに乗れないと、、、職場の隣ではAIを活用して5分で成果を出している状況、、、ますます生成AIが活用できるかできないかは重要になりそうです。
まだまだ間に合う生成AIの業務利用
本記事を執筆している株式会社バイタリフィはWebやアプリ開発などを中心に顧客のDX化を支援し、 2025年9月で20周年を迎えました。多くのお客様、関係者の皆様に支えられながら、こうして20年間に渡り物づくりに携わる事ができた事、大変感謝申し上げます。
20周年を迎えた当社は新代表にアイスマイリー社（AIメディア）の板羽晃司を代表に迎え、新たに「生成AI」のバイタリフィとして再出発しています。
- コストパフォーマンスに優れるチャットボット『FirstContact』について、シナリオ型と生成AIをハイブリッド利用できるように製品をバージョンアップ（成果と費用、期待値のバランスに優れた新しい生成AIの活用方法です）
- これまで利用してきた基幹系システム、もしくはWebやアプリに “生成AI機能を追加して” さらなる業務効率化を推進する
- 「画像生成AI（トラム社）」「ECレコメンドAI（サンクユー社）」「セキュアGAI(スクーティー社)」などの様々なAIソリューションを用い、バイタリフィグループ全体で顧客のAI化をサポート
これからもバイタリフィはお客様をAIソリューションで支え、変化の激しい現代を生き残れる会社となれるよう、しっかりサポートさせて頂きます。
そんなバイタリフィが提案するチャットボット（生成AI）
バイタリフィが提案するチャットボットは「費用」と「成果」のバランスに優れた、お客様のニーズに合わせられるチャットボットです。例えばこういう事はありませんか？
- 生成AI機能を搭載したチャットボットを月額30万で利用しているが、そこまで賢くなく？毎月30万を支払うまでの期待値、価値は見いだせていない
- 最近はどこの会社のホームページにもチャットボットが設置されており、自社には設置できていない、まずは簡単でいいので費用を抑えながら設置してみたい
生成AIは利用しないよりは利用した方が確実に良いのは理解できてきたが、 まだまだ発展途上のため、 どこまで費用かけて成果を求めるのか、そのバランスの判断が現状は難しい所ではないでしょうか？
そこでバイタイリフィでは、お客様のニーズに合わせた、費用と成果のバランスの取れたチャットボット導入を提案しています。
- まずは自社Webサイトにチャットボットを設置したい
→月額2万円で設置可能、顧客とのタッチポイントとしての役割を担わせる - 色々な情報ソース（Webページ、社内ドキュメント）を読み込ませ、それらをAIに学習した上で回答させたい
→月額12万～ 設置可能、ChatGPTなどが利用可能です - 効果を感じながら少しずつ機能拡張したい
→月額2万円からスタート、生成AIチャットボットは学習データを取り込めば即戦力になるわけではなく、個社ごとの出力調整が必要となります。 バイタリフィは導入時から即戦力として活用いただけるチャットボットとする為のサポートに注力を行っております。 またカスタマイズ性にすぐれており、段階的に活用の幅を広げるご提案も可能です。 初期は基本的な機能から始め、徐々に高度な機能を追加していくことが可能です。
「FirstContact」20日間の無料トライアル実施中！
FirstContactではサポート付きで20日間の無料トライアルを実施しています。
デモサイトや実際に操作可能な管理画面も用意しています。※貴社開発用のサイトへの導入も可能！
ご希望のプランのチャットボットでExcelを用いた運用や、LINE/Facebook連携のお試しも可能です。
※自動で有料プランに切り替わることはございません。
導入に不安を抱えている方や、 まずはチャットボットがどんな風に使えるか試してみたい方など
弊社の営業担当が サポートさせていただきますので 是非お気軽にお問い合わせください！
